PRINCIPAIS FUNCIONALIDADES DO GECONV®

 

1 - DESCRIÇÃO DO SISTEMA

1.1 - PRINCIPAIS FUNCIONALIDADES

O Sistema se divide em Módulos, que abaixo são descritos merecendo destaque as seguintes funcionalidades, que o torna uma ferramenta exclusiva na gestão de recursos transferidos por convênios.

Usuário e Login

Tendo em vista tratar-se de Sistema operacional para acompanhamento de diversos tipos de informação, de interesse restrito aos usuários, toda a operação está protegida por meio de cadastramento prévio dos usuários por setor, área de acesso e permissividade para utilização e atualização das informações do banco de dados.

Este credenciamento permite que se identifique não só o usuário, mas também em que módulos do Sistema terá acesso, e quais as funções que poderão executar.

Assim, um usuário só poderá visitar e/ou operar a área do Sistema que for permitido e, possíveis alterações que vier a executar ficarão registradas no banco de dados, para futuras confrontações.

Benefícios: Disseminação da informação no nível institucional de forma a permitir o uso racional por todas as Áreas da Concedente.

Credenciamento e Habilitação

Com o objetivo de atender aos Proponentes de forma criteriosa e eficaz, foi desenvolvida uma sistemática de credenciamento do Órgão ou Entidade que permite a escolha de um usuário que irá interagir no andamento da execução de todos os passos necessários à formatação do convênio.

O sistema de credenciamento prévio desses Órgãos e Entidades interessadas em encaminhar os seus projetos para obtenção de recursos públicos para junto a Concedente, possibilita também que, cada solicitação a ser encaminhada a uma Área da Concedente, torne dispensável a apresentação de toda a documentação necessária à formalização do pleito.

A documentação necessária à formalização do convênio, estabelecida na IN 01/97, se apresenta no Sistema classificada por “Status Jurídico” do Proponente, com a devida orientação de seu embasamento legal para a sua exigência.

Esta facilidade se reveste de grande vantagem, pois um Proponente não necessita, obrigatoriamente, estar em dia com a sua documentação legal, tendo em vista as modalidades de certidões que são emitidas pelo Sistema, descritas a seguir.

Benefícios: Conhecimento prévio da documentação necessária à formalização do pleito pelo Proponente e, do ponto de vista da Concedente, permite solicitar apenas a documentação exigida na legislação assim como disponibilizar, com a devida antecedência as regras básicas para este tipo de apoio.

Certidão de Habilitação

Como descrito no item anterior, a documentação legal necessária à formalização do pleito, compreende uma série de certidões negativas de débitos junto aos vários segmentos da administração pública e, que eventualmente pode estar com alguma situação de pendência.

No entanto, pela legislação, um Proponente não fica impedido de ingressar com a sua solicitação junto a Concedente e, posteriormente, no decorrer dos trâmites administrativos, apresente a certidão que estava pendente de regularização.

Assim ocorrendo, o Sistema está preparado para emitir uma Certidão de Habilitação Parcial , significando dizer que todos os passos internos poderão ter andamento, ficando o Proponente impedido, no entanto, de celebrar o convênio.

Quando todas as Certidões se apresentarem negativas e dentro de sua validade, o Sistema expedirá uma Certidão de Habilitação Plena , que não impede a assinatura do convênio.

A expedição destas Certidões elimina a anexação ao processo de muitos documentos de caráter administrativo, que não tem relação direta com o projeto, objeto do financiamento pretendido.

Benefícios: Permitir o andamento processual, mesmo com pendência documental, visando a agilização dos procedimentos relativos à assinatura de um convênio e, ao mesmo tempo, eliminar do processo um acúmulo de papéis desnecessários a parte técnica.

Preenchimento do Plano de Trabalho

Um dos grandes fatores de retardo na tramitação processual para a celebração dos convênios é a fase de preenchimento do Plano de Trabalho pelo Proponente.

Este fato ocorre, em função do pouco conhecimento pelos Proponentes de como apresentar a sua solicitação, pois as instruções de preenchimento não elucidam, por completo, as informações que devem ser prestadas.

A esta pouca informação agrega-se o fato de ser o Plano de Trabalho um instrumento muito técnico que deve estar em consonância com as áreas prioritárias de atendimento da Concedente.

Assim sendo, o GECONV® permite que o Proponente preencha os campos do Plano de Trabalho de forma indireta, ao prestar informações de forma simplificada, induzindo-o de maneira ordenada e consistente a oferecer todos os elementos necessários à formatação do Plano.

Este preenchimento ordenado permite aos Técnicos das Áreas da Concedente uma avaliação prévia da solicitação que está sendo encaminhada e, quando necessário, indicar ao Proponente os ajustes que se façam necessários.

Benefícios : Sem dúvida, o grande benefício deste procedimento é a possibilidade de se corrigir ou complementar as informações sem que o Proponente encaminhe o Plano de Trabalho em papel e, que a Concedente tenha que elaborar um Ofício solicitando os ajustes necessários, Tudo é feito através do GECONV®, em tempo real e com extrema rapidez e eficácia, pois no momento que todos os reparos forem realizados o Plano de Trabalho pode ser impresso para assinatura do Proponente e encaminhamento a Concedente, eliminando-se assim, o longo trâmite burocrático de remessa de papel entre as partes com a conseqüente perda de tempo em constantes idas e vindas. 

Emendas Parlamentares

Um dos componentes do orçamento público são os recursos nominalmente identificados ou, como é mais popularmente conhecida, as Emendas Parlamentares.

As Emendas Parlamentares são os recursos reservados aos parlamentares para serem direcionados as suas regiões sob a forma de projetos de desenvolvimento.

Esses recursos por se tratarem de pleitos de parlamentares têm uma atenção prioritária, pois, refletem na melhoria dos serviços públicos prestados à população e contribuem para o estabelecimento de uma relação equilibrada de forças políticas.

Focado nesta prioridade, o GECONV® contempla um módulo de acompanhamento das emendas disponibilizadas no orçamento da Concedente, visando monitorar aquelas que deram origem a um convênio e o seu andamento administrativo.

Este módulo emite relatórios específicos do andamento das emendas, objetivando atender ao caráter político que se reveste este tipo de atividade.

Benefícios: Possibilidade de identificar a situação e informar, a qualquer tempo, o andamento de uma emenda parlamentar até a sua conversão em convênio, seguindo a partir daí o curso normal dos controles do GECONV® .

Acompanhamento da Execução das Despesas

A administração de recursos que são transferidos por convênios exige da Concedente o acompanhamento da execução das metas físicas que foram pactuadas no instrumento convenial, bem como se a execução financeira está dentro dos preceitos legais, mais especificamente se cumpre o estabelecido na Lei 8.666/93.

Portanto, não se trata de executar os recursos, mas de se avaliar em que foram gastos e de que forma foram realizados estes gastos.

O acompanhamento da execução do convênio encontra respaldo em vários dispositivos legais e, cada Órgão Concedente tem que estruturar uma Equipe para visitar “in loco” cada convênio celebrado, não importando o seu valor e o seu objeto.

No entanto, os Órgãos Concedentes não contam com pessoal habilitado e em número suficiente para executar esta tarefa, que demanda alto grau de dedicação e de mobilização de Equipes, face ao grande número de convênios celebrados pelos Órgãos Federais.

Objetivando cumprir esta etapa dos procedimentos relativos aos convênios, o GECONV® permite que a Concedente monitore a execução de cada meta física e financeira do convênio e, se for necessário, interaja com o Convenente orientado-o na melhor forma de executá-la, evitando desta forma, uma futura glosa de despesa com a conseqüente devolução de recursos.

Por outro lado, reduz-se drasticamente um problema corriqueiro da execução dos convênios que é, executar ações não previstas no Plano de Trabalho aprovado, assim como, de alterar o Plano de Aplicação sem o conhecimento e autorização prévia da Concedente.

Benefícios: Além do ineditismo desta possibilidade , a Concedente poderá monitorar a execução do convênio e definir, por critérios técnicos e não aleatórios quais os Convenentes que deverão sofrer um procedimento de auditoria.

O Gestor poderá também acompanhar a evolução dos gastos realizados por meta física e por natureza de despesa, antecipando a qualquer tempo a prestação de contas dos recursos executados.

Liquidação da Despesa

Como já foi mencionado anteriormente, os procedimentos para celebração de convênios envolvem o cumprimento de um significativo número de legislações, dentre elas a Lei 4.320/64, que define os procedimentos orçamentários e financeiros que devem ser executados durante o período de vigência do instrumento, tendo em vista que esta ação não esta desassociada de todos os mecanismos legais.

Levando-se em conta que, na área pública, cada despesa corresponde ao empenho prévio do gasto, a fase que antecede ao pagamento da despesa é chamada de liquidação.

A liquidação da despesa que compreende a verificação do direito de receber por um serviço prestado ou por um produto entregue, consiste na validação da Nota Fiscal ou do Recibo apresentado para avaliação de idoneidade e autenticidade do documento apresentado.

Visando facilitar e agilizar esta tarefa, o módulo de liquidação permite ao pessoal da área financeira atestar se o documento apresentado é aceitável pelos padrões estabelecidos para o Setor público.

Todos os itens elencados neste módulo incorporam as exigências das Leis 4.320/64, 8.666/93 e da IN 01/97.

Após a conferencia de cada item e, estando o documento em condições de ser pago é emitido um relatório para anexação ao processo de pagamento.

Benefícios : Possibilitar ao Convenente uma visão bastante prática dos itens que devem ser verificados para o pagamento de uma nota fiscal ou recibo.

Do ponto de vista da Concedente, permite avaliar se houve qualquer descumprimento da legislação que regulamenta a execução financeira, na medida em que todos os itens incluídos neste módulo referem-se aos itens que são verificados por ocasião de um procedimento de auditoria.

Prestação de Contas

Uma das exigências mais marcantes do convênio é o ato de demonstrar a Concedente como os recursos transferidos foram gastos e que, em resumo, vem a ser o que designamos de prestação de contas.

O ato de prestar contas dos recursos federais é tão importante, que sua obrigatoriedade está expressa na Constituição Federal, art. 70, pois reflete como o Convenente gastou os recursos que foram colocados à sua disposição, de certa forma, por um critério de confiança.

Igualmente, como acontece na fase de elaboração do Plano de Trabalho, a montagem de uma prestação de contas requer um cuidado especial por se tratar de informar a Concedente todos os eventos relacionados às despesas do convênio.

Visando facilitar esta tarefa ao Convenente, foi desenvolvida uma sistemática que, após o lançamento de cada despesa, o GECONV ® gera automaticamente o conjunto de formulários que compõem a prestação de contas a ser encaminhada a Concedente.

Tendo em vista que a Concedente é permitido acompanhar toda a execução do convênio, logicamente pode ser gerada também uma prestação de contas a qualquer tempo, ou ainda, se uma cláusula do convênio assim o exigir, poderão ser produzidas quantas prestações de contas parciais forem necessárias.

Além de gerar a prestação de contas, a qualquer momento, este módulo permite que sejam acompanhadas as datas de encaminhamento destas prestações a Concedente, ao mesmo tempo em que, permite a emissão de relatórios gerenciais para facilitar o seu acompanhamento.

Benefícios: Redução de erros de preenchimento das prestações de contas parciais ou finais e acompanhamento de sua remessa a Concedente.

Andamento Processual

Outra grande dificuldade detectada nos procedimentos de celebração de convênios trata-se de localizar exatamente onde se encontra o processo e em que estágio administrativo esta.

Esta dificuldade não está localizada na esfera do Proponente, mas sim no âmbito da Convenente, que não dispõe de mecanismos internos eficazes que respondam ao Gestor quanto à localização do processo, os passo já cumpridos e as pendências.

Para responder a esta demanda, foi desenvolvido o módulo de tramitação processual que responde a estes questionamentos de forma simples e direta, permitindo identificar os pontos de estrangulamento no desencadeamento do rito processual.

Benefícios: Identificação da local onde se encontra um processo, os passos já cumpridos e os “nós” do procedimento administrtaivo.

1 .2 - DEMAIS FUNCIONALIDADES DO SISTEMA

A seguir apresentam-se todos os módulos que compõem o Sistema de Execução e Gestão de Convênios – GECONV ® , com uma descrição de suas funcionalidades:

Módulo I - REGISTRO DAS EMENDAS PARLAMENTARES

O Módulo de Emendas Parlamentares registra as dotações orçamentárias por parlamentares, valores comprometidos, destinação, Programas de Trabalho e beneficiários.

Módulo II - CADASTRAMENTO

II. 1 - Procedimentos de Habilitação

II. 2 - Certidão de Habilitação

II. 3 - Procedimentos de Credenciamento

II. 4 - Documentação Necessária

 Este Módulo permite registrar e cadastrar todos os Proponentes que estão interessados em dirigir solicitação a Concedente, gerando um banco de dados permanente dos Proponentes, evitando-se desta forma o constante preenchimento de informações cadastrais, facilitando também a geração dos termos de convênio.

Propicia também informar a documentação legal necessária à formalização do pleito, por status jurídico, evitando-se a apresentação e anexação de documentos a cada projeto a ser apresentado a Concedente.

Permite a emissão da Certidão de Habilitação (Parcial ou Plena) da Entidade Proponente, indicando a sua situação em relação à documentação institucional, legal e tributária apresentada junto ao Órgão Concedente.

Módulo III - CONTROLE ORÇAMENTÁRIO

Permite o registro das dotações orçamentárias iniciais da Concedente, definidas na Lei Orçamentária Anual - LOA, por fonte de recursos, Programas de Trabalho, naturezas de despesas, relativamente aos convênios, possibilitando também a atualização dos acréscimos ou reduções de créditos, e o acompanhamento da execução orçamentária dos convênios celebrados.

Módulo IV - CELEBRAÇÃO

Por ser um Sistema desenvolvido através da WEB, não existe o tradicional procedimento de preenchimento de formulário, mas sim a prestação de informações em campos predeterminados que vão gerar automaticamente o Plano de Trabalho, elemento essencial para encaminhamento a Concedente. A seguir são descritos como submódulos, que ao serem preenchidos vão gerar o Plano de Trabalho.

IV.1 - Projeto

O registro inicial dos dados do pleito a ser apresentado a Concedente chama-se Projeto, pois contempla um conjunto de informações que servirão de base ao preenchimento do Plano de Trabalho, tais como: registro do Concedente, do Proponente, Interveniente, detalhamento do projeto, programa onde está inserido.

Neste módulo serão registrados também as informações referentes às datas de assinatura, publicação e término da vigência.

IV. 2 - Cronograma de Execução

Registra todas ações, metas, e etapas/fases do Projeto a ser desenvolvido com recursos da Concedente, incluindo indicadores físicos e quantitativos com as respectivas datas de realização.

IV. 3 - Plano de Aplicação

Registra os valores a serem transferidos pela Concedente, por natureza de despesa, apresentado também o valor e o tipo da contrapartida a ser oferecida pelo Proponente.

IV. 4 - Cronograma de Desembolso

Registra os valores a serem repassados pela Concedente, por mês, bem como apresenta os meses de utilização dos recursos da contrapartida.

IV. 5 - Relação dos Equipamentos

Registra todos os equipamentos a serem adquiridos com recursos do projeto, financiados pela Concedente.

IV. 6 - Recomendações

Permite ao Órgão Concedente emitir recomendações de qualquer natureza sobre o andamento da solicitação ou quanto à execução do convênio.

Módulo V - EXECUÇÃO

V.1 - Recursos Transferidos

Registra o repasse dos recursos realizado pela Concedente, incluindo o numero da ordem bancária, o valor transferido e o saldo a transferir.

V.2 - Execução da Meta

Possibilita executar e acompanhar as metas estabelecidas no Cronograma de execução do Plano de Trabalho, em tempo real , compatibilizando com os recursos financeiros programados por natureza de despesa.

V.3 - Aplicação Financeira

Registra os valores que foram obtidos como resultado da aplicação financeira dos recursos transferidos pela Concedente

V.4 -Licitação

Permite ao Convenente executar todos os procedimentos licitatórios, de forma sistematizada, necessários para aquisições de produtos ou serviços com os recursos oriundos dos recursos do convênio.

Possibilita ao Concedente acompanhar os procedimentos que estão sendo executados, ter conhecimento das empresas participantes e aos valores oferecidos.

V.5 - Empenhos

Registra os valores comprometidos pelo Órgão Concedente, para assegurar a execução orçamentária e a futura liberação dos recursos. Inclui o registro do número da Nota de Empenho ou da Nora de Crédito, a Natureza da Despesa, a Fonte e o Programa de Trabalho.

V.6 - Liquidação da Despesa

Procedimento obrigatório e anterior à fase de pagamento, funciona como uma espécie de “check-list” da documentação apresentada por um fornecedor, de qualquer natureza,  para efetivar o pagamento.

V.7 - Pagamentos

Registra os valores pagos aos fornecedores, incluindo a data e o número da Ordem Bancária ou da Transferência Eletrônica. Possibilita também o registro das retenções a serem feitas aos órgãos arrecadadores, em atendimento aos princípios legais.

V.8 - Recomendações

Permite as partes envolvidas no convênio o envio de recomendações sobre possíveis problemas decorrentes na etapa de execução do convenio, visando facilitar os critérios para definição dos Convenentes a serem auditados.

Módulo VI - TERMOS ADITIVOS

Possibilita o acompanhamento das prorrogações de vigência e/ou aporte de novos recursos ao convênio original, registrando os mesmos dados básicos do instrumento inicial.

Módulo VII - REMANEJAMENTOS

Registra e controla todas as alterações em relação às metas físicas ou financeiras do convênio que venham a ocorrer durante a sua vigência.

Gera o formulário para solicitação do remanejamento financeiro que permite identificar a nova visão financeira do Plano de Trabalho.

Módulo VIII - PRESTAÇÃO DE CONTAS

Registra as datas que deverão ser apresentadas as prestações de contas parcial e final, bem como a situação quanto à sua análise e aprovação junto ao Órgão Concedente.

Gera automaticamente os formulários de prestação de contas, a partir da execução das despesas que foram lançadas no GECONV ® .

Módulo IX - Tomada de Contas Especial

Registra as etapas da Tomada de Contas Especial no âmbito do Órgão Concedente até o seu encaminhamento a Secretaria Federal de Controle, assim como registra os valores a serem devolvidos ao Tesouro Nacional, por tipo de débito e responsável.

Módulo X - LEGISLAÇÃO

Este módulo disponibiliza toda a legislação de convênio no âmbito federal, às quais os Concedentes e Convenentes estão submetidos.

Módulo XI - CERTIDÕES NEGATIVAS

Permite acesso às páginas do Governo Federal, através de link, com os principais Órgãos que emitem Certidões para a comprovação fiscal e tributária com a União, necessárias à formalização do convênio.

Módulo XII - CONSULTA AO SIAFI

Permite o acesso à base de dados do SIAFI, disponibilizado pela Controladoria Geral da União - CGU, Secretaria Federal de Controle – SFC, através de link, visando oferecer subsídios ao Órgão Concedente em relação às liberações de recursos por outros Órgãos de Governo, ao Proponente.

Módulo XIII - CONSULTA PÚBLICA

Permite ao cidadão o acesso aos convênios celebrados pelo Órgão Concedente, informando os dados necessários ao desempenho da função do controle social relativos aos gastos federais e cumpre também exigência estabelecida em lei.

Módulo XIV - RELATÓRIOS

Compõe ainda o Sistema de relatórios gerenciais dos vários módulos e de formulários específicos para os procedimentos de celebração, execução, de acompanhamento e de prestação de contas.

XIV. 1 - Tipos de Relatórios

No âmbito do Sistema, poderão ser emitidos relatórios referentes aos recursos transferidos pela Concedente, à contrapartida e àqueles decorrentes da aplicação financeira:

· Cadastro do Convênio;

· Histórico do andamento do convênio;

· Acompanhamento das Emendas Parlamentares cadastradas;

· Acompanhamento das transferências de recursos;

· Acompanhamento dos períodos de vigência;

· Acompanhamento da execução orçamentária e financeira;

· Acompanhamento da execução das metas físicas;

· Acompanhamento dos gastos realizados, por natureza de despesa;

· Acompanhamento da execução das metas financeiras;

· Avaliação da execução financeira, por natureza de despesa;

· Avaliação da execução financeira, em relação a todos os convênios;

· Controle, por convênio, do encaminhamento da prestação de contas parcial;

· Controle do encaminhamento da prestação de contas final.

 

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